การตั้งค่าระบบ (System Setup)
ทำครั้งเดียวตอนเริ่มใช้ระบบ หรือเมื่อมีบริษัทใหม่เข้ามา
สร้างบริษัท (Company Setup)
เข้าไปที่ /companies แล้วกรอกข้อมูลบริษัท: ชื่อบริษัท, เลขผู้เสียภาษี, ที่อยู่, วันเริ่มปีบัญชี
ตั้งค่าผังบัญชี (Chart of Accounts)
ไปที่ /chart-of-accounts ระบบมีผังบัญชีมาตรฐาน Thai GAAP มาให้แล้ว สามารถเพิ่ม/แก้ไข/ลบบัญชีได้ตามต้องการ
1xxx
2xxx
3xxx
4xxx
ตั้งค่า Fiscal Period (งวดบัญชี)
ไปที่ /closing แล้วสร้างงวดบัญชีรายเดือน (12 งวด/ปี) ระบบจะล็อคและปลดล็อคแต่ละงวดอัตโนมัติ
สร้างผู้ใช้และกำหนด Role
ไปที่ /settings สร้างผู้ใช้แต่ละคน แล้วกำหนดบทบาท: Super Admin, Senior Accountant, Junior Accountant, Auditor
เพิ่มข้อมูลพื้นฐาน (Master Data)
เพิ่มรายชื่อลูกค้า (/customers), เจ้าหนี้ (/vendors), บัญชีธนาคาร (/bank-accounts)
ผลลัพธ์: ระบบพร้อมใช้งาน นักบัญชีสามารถเริ่มบันทึกรายการได้ทันที
งานบันทึกรายการ (Daily Operations)
งานประจำวันที่นักบัญชีทำทุกวัน - บันทึกธุรกรรมซื้อขาย รับจ่ายเงิน เงินเดือน
วงจรขาย (Sales Cycle)
วงจรซื้อ (Purchase Cycle)
งานอื่นๆ ที่ทำทุกวัน
บันทึกเงินเดือน
/payrolls - คำนวณเงินเดือน, SSO, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, PIT หัก ณ ที่จ่าย
บันทึกรายการธนาคาร
/bank-reconciliation - อัปโหลด Statement จากธนาคาร แล้วจับคู่รายการกับ Journal
ลงสมุดรายวัน
/journal/new - ลงรายการปรับปรุง, ค่าเสื่อม, รายการทั่วไป
ผลลัพธ์: ทุกรายการถูกบันทึกลง Journal (สมุดรายวัน) เรียบร้อย พร้อมเข้าสู่ขั้นตอนภาษี
งานภาษี (Tax Operations)
คำนวณและยื่นภาษีรายเดือน/รายปี - VAT, WHT, e-Tax ตามกำหนดเวลากรมสรรพากร
แผนภาพข้อมูลภาษี: Journal Entries คือ Single Source of Truth
ทุกรายการซื้อขาย รับจ่าย เงินเดือน ถูกลงที่นี่
จาก Bills + Invoices
จาก Bills + Payroll
จาก Journals ทั้งปี
ภ.พ.30 - ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
ยื่นทุกวันที่ 15 ของเดือนถัดไป - คำนวณจาก Input VAT (ซื้อ) และ Output VAT (ขาย)
ภ.ง.ด.1 - ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (汇总)
ยื่นทุกวันที่ 7 ของเดือนถัดไป - สรุปจาก PND3 (บุคคล) + PND53 (นิติ) + Payroll
e-Tax Invoice / e-Receipt
ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรฐานกรมสรรพากร
หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
ออกหนังสือรับรองให้ผู้ถูกหักภาษีแต่ละราย หลังยื่น PND1 แล้ว
ภาษีเงินได้นิติบุคคล ภ.ง.ด.50 / ภ.ย.40
ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี - คำนวณจาก Journals ทั้งปี พร้อมปรับปรุงทางภาษี
สถานะการยื่นแบบฟอร์มภาษี
ผลลัพธ์: ภาษีทุกประเภทคำนวณเสร็จ ผ่านการอนุมัติ และยื่นเรียบร้อย
การกระทบยอด (Reconciliation)
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล - กระทบยอดธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ให้ตรงกัน
กระทบยอดบัญชีธนาคาร
ไปที่ /bank-reconciliation
- 1 อัปโหลด Bank Statement (CSV/PDF) จากธนาคาร
- 2 ระบบจับคู่รายการอัตโนมัติ (AI matching)
- 3 ตรวจสอบรายการที่จับคู่ไม่ได้ แล้วจับคู่เอง
- 4 ยืนยันการกระทบยอด - ยอดตรงกันทั้งหมด
กระทบยอดลูกหนี้ / เจ้าหนี้
ไปที่ /receivables หรือ /payables
- 1 ตรวจสอบ Aging Report (อายุหนี้)
- 2 จับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงิน
- 3 ตรวจสอบยอดคงเหลือตรงกับ GL
- 4 บันทึกปรับปรุงรายการค้างชำระ (ถ้ามี)
ผลลัพธ์: ข้อมูลบัญชีทุกตัวได้รับการตรวจสอบแล้ว พร้อมปิดงวดบัญชี
ปิดงวดบัญชี (Period Close)
ปิดงวดบัญชีรายเดือน/รายปี ล็อคข้อมูลไม่ให้แก้ย้อนหลัง พร้อม Checklist
Checklist ปิดงวดบัญชี
เมื่อปิดงวดแล้ว ระบบจะล็อคไม่ให้แก้ไขรายการย้อนหลัง - ข้อมูลมั่นคง ปลอดภัย ตามมาตรฐานบัญชี
ผลลัพธ์: งวดบัญชีปิดเรียบร้อย ข้อมูลล็อค พร้อมเข้าสู่ขั้นตอนปรับปรุงรายการ
ปรับปรุงรายการ (Adjusting Entries)
บันทึกรายการปรับปรุงปลายงวด - ค่าเสื่อม, ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย, รายได้ค้างรับ
รายการปรับปรุงที่ต้องทำ
- บันทึกค่าเสื่อมราคา (Depreciation)
- บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses)
- บันทึกรายได้ค้างรับ (Accrued Revenue)
- บันทึกรายการล่วงหน้า (Prepaid Items)
- ปรับปรุงรายการคงค้างอื่นๆ
วิธีบันทึก
ไปที่ /journal/new แล้วกรอก Dr/Cr ตามรายการปรับปรุง
ไปที่ /assets แล้วรัน Depreciation - ระบบสร้าง Journal ให้อัตโนมัติ
ไปที่ /recurring-templates สร้างรายการประจำ (ค่าเช่า, ประกัน) ระบบลงอัตโนมัติทุกเดือน
ผลลัพธ์: รายการปรับปรุงครบทุกรายการ พร้อมสร้างงบการเงิน
งบการเงินฉบับสมบูรณ์ (Full Financial Statements)
ขั้นตอนสุดท้าย - สร้างและออกรายงานงบการเงินครบทุกฉบับ พร้อมส่งผู้บริหาร/ผู้สอบบัญชี
สถาปัตยกรรมข้อมูล: งบการเงินดึงข้อมูลจากอะไร?
ผังบัญชี (code, category, subCategory)
สมุดรายวัน (date, status, companyId)
รายการเดบิต/เครดิต (accountId, debit, credit)
ใบแจ้งหนี้/บิล (vatAmount, subtotal)
sum debit-credit per account
group by subCategory
group by category
PL + BS analysis
Assets = Liabilities + Equity
Revenue - Expenses = Net Profit
Operating / Investing / Financing
Liquidity / Profitability / Efficiency
งบการเงินหลัก (Main Financial Statements)
งบดุล (Balance Sheet)
Statement of Financial Position
งบกำไรขาดทุน (Income Statement)
Statement of Comprehensive Income
งบกระแสเงินสด (Cash Flow)
Statement of Cash Flows
งบสัดส่วนทางการเงิน (Ratios)
Financial Ratio Analysis
รายงานเสริม (Additional Reports)
sum debit-credit ทุกบัญชี ตรวจสอบว่า Dr = Cr
รายการ journal ทั้งหมดในช่วงวันที่เรียงตามวันที่
รายการเดบิต/เครดิตเฉพาะบัญชีที่เลือก
sum vatAmount จาก Invoices (Output) - Bills (Input) = VAT ต้องนำส่ง
รายละเอียดการปรับปรุงรายการ สำหรับผู้สอบบัญชี
คาดการณ์กระแสเงินสดจากประวัติ + งบประมาณ
เปรียบเทียบยอดจริง vs งบประมาณ แยกตามบัญชี
กระทบยอดกำไรตามบัญชี vs กำไรตามภาษี (Permanent/Temporary differences)
ผลลัพธ์สุดท้าย: งบการเงินฉบับสมบูรณ์ ดึงจาก Journal Entries (Single Source of Truth) ทั้งหมด พร้อมส่งผู้บริหาร ผู้สอบบัญชี และกรมสรรพากร